Servicevoorwaarden van PestScan

Deze samenvatting kan afwijken. Raadpleeg altijd het originele document.

1 mei 2025

Offertes en bestellingen

• Offertes van PestScan zijn geldig gedurende 30 dagen vanaf de datum vermeld op de offerte, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Productontwikkeling en -verbeteringen

• PestScan voorziet klanten automatisch van nieuwe functies zonder extra kosten wanneer deze beschikbaar komen.

• Klanten kunnen nieuwe functies aanvragen. PestScan zal beoordelen of deze functies gratis kunnen worden geïmplementeerd of dat een kostenbijdrage vereist is.

Prijzen en betalingen

• Alle prijzen zijn exclusief btw. Voor EU-klanten kan de btw worden teruggedraaid als een geldig btw-nummer wordt opgegeven.

• Betalingsverplichtingen moeten worden nagekomen in overeenstemming met de op de factuur vermelde voorwaarden. De valuta vermeld op de factuur is bindend.

• PestScan behoudt zich het recht voor om diensten te deactiveren in geval van achterstallige betalingen.

• Betaalde licentiekosten worden niet gerestitueerd.

Ondersteuning en Service Level Agreement (SLA)

• Details met betrekking tot ondersteuning zijn vastgelegd in onze Service Level Agreement (SLA). Door gebruik te maken van onze diensten gaat u akkoord met de SLA, die van toepassing is gedurende de gehele contractperiode.

Licentievergoedingen en prijsaanpassingen

• PestScan behoudt zich het recht voor om de maandelijkse licentiekosten jaarlijks aan te passen op basis van inflatie of marktgerelateerde factoren.

Gebruik en verantwoordelijkheden

• De klant is verantwoordelijk voor de benodigde hardware en internetverbinding.

• PestScan garandeert uptime van de software, met uitzondering van connectiviteitsproblemen aan de kant van de klant.

• Regelmatige updates worden buiten kantooruren uitgevoerd om onderbrekingen tot een minimum te beperken. In uitzonderlijke gevallen waar een dringende update nodig is om de bruikbaarheid te garanderen, behoudt PestScan zich het recht voor om updates uit te voeren tijdens kantooruren zonder voorafgaande kennisgeving.

Eigendom en aansprakelijkheid

• De klant is verantwoordelijk voor alle aangeschafte hardware en alle daaruit voortvloeiende kosten door schade of verlies.

• De aansprakelijkheid van PestScan voor dataverlies, dataschade of datadiefstal is beperkt tot €10 per klant, met een maximum van €2000 per incident.

Contractduur en beëindiging

• Het contract kan maandelijks worden opgezegd, zonder minimale contractduur. Opzegging moet schriftelijk gebeuren.

Gegevensbeveiliging en GDPR

• PestScan zorgt voor gegevensbeveiliging in overeenstemming met de hoogste normen en de GDPR. Aanvaarding van deze voorwaarden houdt ook in dat u akkoord gaat met onze Data Pro Statement.

Slotbepalingen

• PestScan behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Nieuwe versies zullen op onze website worden gepubliceerd.

• Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

---

Aanvaarding van de voorwaarden en de Service Level Agreement (SLA):
Door gebruik te maken van de diensten van PestScan bevestigt de klant dat hij deze servicevoorwaarden en de SLA heeft gelezen en aanvaard.

Verwerkersovereenkomst

Deze samenvatting kan afwijken. Raadpleeg altijd het originele document.

Versie: 01/05/2025

Overzicht

De PestScan-gegevensverwerkingsovereenkomst bestaat uit:

• Deel 1: Data Pro Statement

• Deel 2: Standaardclausules voor verwerking

Deel 1: Data Pro Statement

Algemene informatie

• Opgesteld door: PestScan B.V., Edisonstraat 39, 2811 EM Reeuwijk, Nederland.

• Contact: sales@pestscan.eu | +31 182 796 080

• Het document wordt regelmatig bijgewerkt; nieuwe versies worden aangekondigd op de website.

Gedekte producten en diensten

• PestScan-platform: mobiele app, kantoorsoftware en klantenportaal.

Product Beschrijving

• PestScan is een digitale oplossing voor ongediertebestrijdingsbedrijven en bedrijven die kwaliteitssystemen beheren.

Beoogd gebruik

• Verwerkt klantgegevens zoals namen, adressen en financiële informatie.

• Niet bedoeld voor het verwerken van gevoelige persoonlijke gegevens (bijv. gezondheidsgegevens) of door de overheid uitgegeven ID’s.

Privacy door ontwerp / standaard

• Gebruikers mogen alleen ongediertebestrijdingsgegevens verwerken.

• Verwijderinstellingen zijn configureerbaar en worden automatisch beheerd door PestScan na de bewaarperiode.

Standaardclausules

• PestScan biedt zijn eigen standaardclausules voor verwerking.

Locatie gegevensverwerking

• Alle gegevens worden verwerkt binnen de EU/EER.

Subverwerkers

• Standaard geen. Klanten kunnen op eigen verantwoordelijkheid gegevens exporteren naar externe systemen.

Ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen

• Verwijderverzoeken en hulp bij toegang zijn beschikbaar via de helpdesk (kunnen kosten met zich meebrengen).

Ondersteuning bij privacyeffectbeoordelingen van gegevens (DPIA)

• Beschikbaar op aanvraag; tijdsinvestering kan in rekening worden gebracht.

Verwijdering van gegevens na beëindiging van het contract

• Persoonlijke gegevens worden binnen 3 maanden na beëindiging verwijderd, tenzij bewaring wordt gevraagd of redelijkerwijs wordt verwacht.

Gegevens terugsturen

• Op verzoek kan tegen een bescheiden vergoeding een back-upbestand worden geleverd (inclusief handleiding).

Veiligheidsbeleid

• Beschreven in de “PestScan Security.pdf,” beschikbaar via de helpdesk.

Incident Management

• Wordt ook behandeld in “PestScan Security.pdf”.

Deel 2: Standaardclausules voor verwerking

Definities

• Belangrijke GDPR-definities zoals “Gegevensverwerker”, “Gegevensbeheerder” en “Persoonsgegevens” worden verduidelijkt.

Algemeen

• PestScan verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens de schriftelijke instructies van de Opdrachtgever.

• PestScan werkt het Data Pro Statement indien nodig bij en stelt klanten hiervan op de hoogte.

• Klanten zijn verantwoordelijk voor rechtmatig gegevensgebruik en systeembeveiliging.

Beveiliging

• PestScan implementeert technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risiconiveau.

• Wijzigingen in beveiligingsmaatregelen worden gedocumenteerd en gedeeld wanneer ze belangrijk zijn.

Datalekken

• PestScan zal de klant onmiddellijk op de hoogte stellen van inbreuken op persoonsgegevens.

• Klanten zijn verantwoordelijk voor het melden van schendingen aan autoriteiten of personen indien nodig.

Vertrouwelijkheid

• Personeel is gebonden aan geheimhouding.

• Persoonlijke gegevens kunnen worden doorgegeven aan autoriteiten als dit wettelijk vereist is.

Duur en beëindiging

• De verwerkingsovereenkomst blijft van kracht gedurende het servicecontract en eindigt bij beëindiging van het contract.

• Gegevens worden verwijderd of geretourneerd na beëindiging, tenzij wettelijke bewaring vereist is.

Rechten van betrokkenen, DPIA en audits

• PestScan helpt bij redelijke verzoeken met betrekking tot de rechten van betrokkenen en DPIA’s.

• Eén audit per jaar is toegestaan op kosten van de klant als aanvullende zekerheid nodig is.

Subverwerkers

• PestScan informeert klanten over wijzigingen in subverwerkers.

• Klanten kunnen bezwaar maken tegen wijzigingen aan de subprocessor.

Diverse

• De verwerkersovereenkomst is een integraal onderdeel van de bredere serviceovereenkomst en alle gerelateerde rechten en verplichtingen zijn van toepassing.

NLdigital Algemene Voorwaarden